Raison d’être à l’emploi

Assurer le support nécessaire aux chargés de projets dans l’exécution des tâches notamment de l’ouverture des dossiers, au suivi administratif des projets jusqu’à la facturation finale.

Responsabilité générales et spécifiques

Le titulaire de ce poste sera être appelé à :

Ouverture et suivi de dossier construction

• Recevoir les nouveaux mandats de construction et procéder à l’ouverture des dossiers physiques et informatiques;
• Coordonner la prise de rendez-vous avec le client pour le chargé de projets attitré;
• Organiser le traitement de la franchise avant le début des travaux;
• Ajouter les informations nécessaires tout au long du mandat de construction dans les logiciels prescrits (début des travaux, départ de chantier, la cédule, la date de fin projetée et la facture).

Effectuer la facturation des dossiers constrction:

• S’assurer du suivi de la progression du dossier avec le chargé de projet;
• Travailler dans les logiciels Xactimate ou Symbility selon les demandes des assureurs;
• Préparer des rapports d’intervention en tenant compte des normes de l’entreprise et des compagnies d’assurances (en support au chargé de projet);
• Facturer des dossiers en tenant compte des normes de l’entreprise et des compagnies d’assurances;
• Analyser des notes de service (sous-traitants) et préparer des documents explicatifs (au besoin);
• Organiser les demandes d’extra de la clientèle et procéder à la réception du paiement;
• Valider la facturation de ses collègues de travail;
• Participer à la préparation et au suivi de divers documents (politiques, procédures, etc.).

Responsabilité principales :

• Ouvrir et distribuer le courrier électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne;
• Tenir à jour les systèmes physiques et informatisés de classement des dossiers;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues des clients ou des experts en sinistres via des appels téléphoniques et courriers électroniques et transmettre et les messages si requis.

Généralités :

• Assumer toute autre tâche ou responsabilité qui incombent au titulaire du poste;
• Entretient de bonnes relations avec ses collègues et son réseau de partenaires;
• Adhère et respecte toutes les politiques en vigueur chez JDHM.

Expériences :

Expérience de travail dans un domaine similaire (un atout);

Maitrise de la suite Microsoft Office;

Maitrise de la langue française (orale et écrite);

Détenir un sens de l’organisation et de la gestion des priorités;

Connaissance des logiciels Symbility et Xactimate (un atout);

Connaissance des domaines de la construction et de l’assurance (un atout).

Seuls les candidats retenus seront convoqués en entrevue, mais on souhaite la meilleure des chances à tous.